Du har måske hørt følgende udtryk ”Data is the new gold” og ”Information is the new currency”? Mange virksomheder og organisationer administrerer og håndterer i dag tonsvis af data og informationer.

De bidrager med indsigt og viden til mange forskellige typer foretagende. Relevante informationer bliver oftest afgrænset og registreret på et medium/dokument. Arkivering og opbevaring af dokumenter anses af mange for at være kedelige og byrdefulde rutineopgaver.

Små ting med kolossal betydning

Dokumenter spiller dog en betydelig rolle for mange funktioner og processor. De er med til at understøtte ens forretning med nødvendige informationer og belyse omverdenen om ens aktiviteter. Afhængig af funktioner, brancher, afdelinger og foretagende, kan der være mange dokumenter der dagligt skal håndteres. Dette sætter særlige krav til de underliggende processer indenfor arkivering, dokument- og kontrakthåndtering.

En effektiv, gennemtænkt og systematisk administrationsproces kan bidrage med mange fordele. Sådan et system kan være med til at strømline manuelle processer, frigive tid og ressourcer der kan styrke hele din organisation. Ressourcer der kan medvirke til vækst og bedre økonomi.

Et dårligt system vil medvirke til mange konsekvenser, der kan være forkrøblende for din forretning. Tidskrævende og ineffektive processor kan medføre til at dokumenter bliver fejl placeret, forsvinder eller endda bliver beskadiget. Det kan medføre konsekvenser for værdiskabende processer som, for eksempel, forhandler aftaler, bogholderi, revision og andre kritiske aftaler.

Mange veje til Rom

Korrekt organisering og arkivering er forudsætninger for effektive processor. De er et vigtigt aspekt af mange forskellige værdiskabende processer. Der findes dog mange forskellige måder at håndtere og styre ens dokumenter på.

Der findes forskellige digitale løsninger i forskellige prisleje og med forskellige funktioner. Det handler derfor at finde den løsning, der bedst imødekommer ens nuværende og kontekstuelle behov.

Det kan anbefales at vælge digitale løsninger, da de tillader strømlining af arbejdsgange ved hjælp af automatisering. Herunder tillader de en mere fleksibel lagring af dokumenter og bilag.

Det kan altid anbefales at altid vælge ud fra organiseringen, administrations processor og brugervenlighed. Da der er tale om digitale løsninger, er det vigtigt at tage sikkerheden in mente, således at ingen sensitive og forretningskritiske oplysninger bliver lækket. Dette vil sikre dig på vej mod en mere effektiv, besparende og konkurrencedygtig hverdag.